Apakah Anda memiliki perusahaan dagang? Dalam ilmu akuntansi, perusahaan dagang mengacu pada perusahaan yang kegiatan utamanya berupa pembelian barang dari pihak lain untuk dijual kepada konsumen tanpa melakukan perubahan. Artinya, barang menjadi produk utama yang dihasilkan oleh perusahaan dagang. Sebagai faktor penting dalam perusahaan dagang, penting bagi Anda untuk melakukan audit terhadap persediaan barang.
Dengan melakukan audit, Anda bisa mengurangi risiko terjadinya selisih dan kehilangan barang serta mengantisipasi kemungkinan adanya kecurangan. Audit jugalah yang akan membantu Anda untuk mengetahui persediaan barang mana yang bergerak lambat (slow moving), rusak (defective), serta usang dan sudah tidak menjadi tren lagi (obsolute). Anda pun bisa mengoptimalkan persediaan barang untuk dijual kepada pelanggan perusahaan.
Menerapkan Metode Stock Opname
Pada perusahaan dagang, audit persediaan barang bisa Anda lakukan dengan menerapkan metode stock opname. Metode satu ini bisa dikatakan sebagai kegiatan penghitungan fisik atas persediaan barang di gudang yang akan dijual. Tujuannya adalah mengetahui secara pasti dan akurat mengenai catatan pembukuan, yang berfungsi sebagai salah satu sistem pengendalian internal.
Biasanya, stock opname membutuhkan waktu yang tidak sebentar karena Anda memang dituntut untuk terjun langsung memeriksa keadaan serta kondisi persediaan barang perusahaan dagang Anda. Kabar baiknya, kini penghitungan persediaan barang sudah semakin dimudahkan dengan menggunakan barcode, yang diyakini mampu membantu perusahaan dagang dalam mengurangi kesalahan pencatatan dan penghitungan barang.
Observasi terhadap Stock Opname
Sudah selesai melakukan stock opname? Proses audit Anda belumlah selesai. Kini, Anda harus melakukan observasi terhadap stock opname yang baru saja dilakukan. Untuk mengobservasi, Anda perlu melakukan pengecekan akurasi matematika (penjumlahan dan perkalian) terlebih dulu. Setelah itu, cocokkan quantity per book dengan persediaan. Jika sudah, cocokkan pula quantity per count dengan count sheet Anda. Sebelum mengirimkan konfirmasi untuk persediaan consignment out, cocokkan dulu total value dengan buka besar persediaan.
Meninjau Ulang Persediaan Barang
Berapa jumlah persediaan barang yang sekarang Anda miliki? Bagaimana keadaannya apabila dibandingkan dengan sebelum audit? Pada tahap inilah Anda bisa mengetahuinya. Periksa cut-off penjualan dan cut-offpembelian. Cari tahu pula apakah ada barang-barang yang slow moving, defective, obsolute, atau bahkan hilang. Terakhir, jangan lupa memeriksa apakah ada persediaan barang yang dijadikan jaminan atas utang kepada bank atau pihak-pihak lain. Dengan peninjauan ulang, Anda bisa segera mengambil tindakan apabila ditemukan kondisi persediaan barang yang tidak sesuai.
Susun Laporan Stock Opname
Setelah selesai melakukan stock opname dan peninjauan ulang, kini saatnya Anda menyusun laporan dari hasil pemeriksaan tersebut. Berdasarkan data yang telah Anda dapatkan, apakah ada jumlah persediaan barang yang tidak cocok dengan pembukuan? Apakah ada barang yang sudah tak layak untuk dijual? Bagaimana dengan persediaan barang yang termasuk kategori obsolute? Apa yang akan Anda lakukan? Tulis seluruh hasil temuan Anda dalam bentuk laporan yang tersusun rapi. Pada laporan ini, Anda juga bisa menuliskan usul atau masukan jika ada hal-hal yang membutuhkan perbaikan.
Menyesuaikan Persediaan Barang
Dengan hasil pemeriksaan yang telah tersusun rapi dalam bentuk laporan, kini Anda bisa secara lebih mudah mencermati kondisi persediaan barang terkini. Misalnya, ada sejumlah barang yang ternyata rusak dan terpaksa dibuang, padahal permintaan terhadap barang tersebut cukup tinggi. Anda bisa segera menghubungi pihak ketiga untuk memesan barang tersebut dan menambah jumlah persediaannya. Atau mungkin Anda justru harus memberhentikan pembelian barang tertentu karena persediaannya yang masih cukup banyak. Lakukan penyesuaian tersebut berdasarkan kebijakan yang berlaku pada perusahaan dagang Anda.
Dalam melakukan audit barang pada perusahaan dagang, pastikan Anda juga telah menyesuaikannya dengan Standar Akuntansi Keuangan (SAK) yang berlaku di Indonesia. Dengan begitu, penyusun dan pemakai laporan keuangan dapat berkomunikasi melalui laporan keuangan tersebut karena menggunakan SAK yang sama.
